GDPR - Behandling av personopplysninger i Humana omsorg og assistanse

Hvordan håndterer vi dine personopplysninger?

GDPR fastsetter seks grunnleggende krav for all behandling av personopplysninger.

Humana skal sikre at personopplysninger skal:

1. Behandles på en lovlig, korrekt og åpen måte ift. den registrerte (lovlighet, korrekthet og åpenhet). 
   Kravet til at behandlingen av personopplysninger skal være lovlig innebærer blant annet at det må finnes et rettslig grunnlag for behandlingen.
2. Kun anvendes til særskilte, uttrykkelig angitte og berettiget formål og ikke behandles ytterligere på en måte som er uforenelig med disse formålene (formålsbegrensning).
3. Være adekvate, relevante og ikke for omfattende i fht. de formål som ligger til grunn for behandlingen (opplysningsminimering).
4. Være korrekte og oppdaterte. Den som behandler personopplysningene må utføre rimelig tiltak for å sikrestille at feilaktige personopplysninger slettes eller rettes uten forsinkelser (korrekthet).
5. Ikke lagres, det vil si oppbevares i en form som muliggjør identifisering av den registrerte, i lengre tid enn hva som er nødvendig for de formål som ligger til grunn for hvilke personopplysninger som skal behandles (lagringsminimering).
6. Beskytte mot blant annet uautorisert behandling og mot tap, ødeleggelse eller skade ved uhell ved å benytte tekniske og organisatoriske tiltak (integritet og personvern).
7. Om personopplysninger behandles til andre formål enn de formålene som opplysningene er samlet inn for, se punkt 2 over, skal Humana alltid overveie om den nye eller endrede behandlingen er forenelig med den opprinnelige behandlingen. Humana skal overveie de faktorene som fremgår av GDPR artikkel 6 Nr. 4.

Hvilken støtte har vi når personopplysninger skal behandles?

For all behandling av personopplysninger skal Humana omsorg og assistanse ha støtte av minst en av de følgende rettslige grunnlagene:

1. Samtykke - den registrerte har gitt sitt samtykke til behandling av personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål.
2. Avtale - den registrerte har en avtale eller skal inngå en avtale med den personopplysningsansvarlige.
3. Rettslig forpliktelse - behandling kreves for å oppfylle en rettslig forpliktelse ut ifra lov eller forvaltning som tilkommer den personopplysningsansvarlige.
4. Interesseavveining - den personopplysningsansvarlige får behandle personopplysninger uten den registrertes samtykke dersom den personopplysningsansvarliges interesser veier tyngre enn den registrerte og om behandlingen er nødvendig for det aktuelle formålet

For hvilke formål samler vi inn personopplysninger?

For oppdrag (også potensielle) innen sosialtjenesten og instanser innen helse- og omsorgstjenester

- Avtale om tjenester med leverandør og bedriftskunder.
- Når du fyller inn dine kontaktopplysninger på nettsiden.
- Om du kontakter oss via e-post, via telefon, våre nettsider og sosiale medier.
- Om du registrerer deg som mottaker av våre nyhetsbrev.
- Om du registrerer deg på opplæringer eller informasjonstreff.

Ditt besøk på våre nettsider genererer datatrafikk, stedsdata, nettblogger og annen kommunikasjonsdata samt f.eks. den IP-adressen, type enhet, operativsystem og nettlesertypen som anvendes for besøket.

Innsamling med samtykke

Når du haker av i ruten ”Jeg samtykker til behandling av de personopplysninger som jeg gir for ovennevnte formål” på en nettside, samtykker du til at de personopplysningene som du fyller inn i på de ulike stedene på Humanas nettside får brukes til det formålet som samtykket sikter til.

Om cookies

Når du benytter vår nettside kan det hende at personopplysninger samles inn via f.eks. cookies. Dette gjøres dog via et separat samtykke. Da lagres informasjonen om bruken din og hvilke sider som besøkes. Det kan være teknisk informasjon om din enhet og internettoppkobling som et operativsystem, nettleserversjon, IP-adresse, cookies og unike identifikasjoner. Ved besøk på våre nettsider hvor våre tjenester tilbys kan ulike teknikker brukes for å gjenkjenne deg hvor formålet vårt er å lære mer om våre brukere. Dette kan skje direkte eller gjennom bruk av teknikk fra en tredjepart.

Hvilke personopplysninger håndterer vi?

For klient/pasient/kunde opplysninger gjelder følgende opplysninger: Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, personnummer, formynder, pårørende, opplysning om sosiale tiltak og opplysninger om helse.

For kontaktpersoner ved foretak og myndigheter gjelder følgende personopplysninger: Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, stilling og arbeidsgiver.

For arbeidssøkende gjelder opplysninger om navn, utdanning, arbeidserfaring, referansepersoner, kontaktinformasjon, familierelasjoner og interesser.

For interessenter som registrerer seg for nyhetsbrev eller kontakter oss via nettsiden gjelder følgende personopplysninger: Navn, telefonnummer og e-postadresse.

Hva bruker vi personopplysningene til?

Klienter/kunder/pasienter
Behandling av personopplysninger skjer ut ifra rettslige forpliktelser basert på de lovene og forskriftene som styrer virksomheten vår. Vi er forpliktet til å dokumentere tiltak, og å lagre dokumentasjonen i en viss periode innen den blir slettet eller overleveres til oppdragsgiveren. Behandling av personopplysninger skjer også ut ifra avtale om rettslig grunnlag med oppdragsgiveren. Vi behandler derfor også personopplysninger for å oppfylle avtaler eller for å kunne inngå en avtale, f.eks. behandling av personopplysninger i forkant av en plassering eller et oppdrag.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles kun i hht. formålet. 

Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse; Avtale

Potensielle klienter/kunder/pasienter
Behandling av personopplysninger skjer ut ifra rettslig forpliktelse og avtale. Vi trenger å behandle personopplysninger for å gjøre en vurdering i forkant av en plassering eller et oppdrag hvor vi ser på om vår virksomhet kan ta imot den det angår før en avtale inngås med en evt. oppdragsgiver.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles ikke til noe annet enn formålet.

Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse; Avtale

Tidligere klienter/kunder/pasienter
Vi har en forpliktelse ut ifra lov om å lagre opplysninger om tidligere klienter/kunder/pasienter selv etter at de ikke lengre er aktuelle hos oss. Personopplysningene slettes når vi ikke lengre har støtte i loven for å lagre dem. Visse opplysninger slettes samtidig som et oppdrag avsluttes.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles ikke til noe annet enn formålet.

Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse

Arbeidssøkende
Behandling av personopplysninger er basert på samtykke og interesseavveining. Vi må bruke personopplysninger for å vurdere søknader som arbeidssøkere sender inn til oss. I forbindelse med at søknader sendes til oss samtykker du som arbeidssøker i at vi behandler personopplysningene dine. Det er ikke mulig å behandle en søknad uten å behandle personopplysninger. Vi ber deg, dersom du vil søke jobb hos oss, om å sende inn en CV med opplysninger om navn, utdanning, arbeidserfaring, referansepersoner etc. Arbeidssøkere sender ofte inn ytterligere personopplysninger som de anser som relevante for tjenesten, f.eks. kontaktinformasjon, familierelasjoner og interesser. Under ansettelsesintervjuet stiller vi spørsmål for å avgjøre om den som søker jobb passer til stillingen. I noen tilfeller kan vi benytte oss av tester eller spørsmålsformularer til dette formålet. Om det er aktuelt å ansette søkeren gir vi ytterligere informasjon for å komplettere den informasjonen vi allerede har. Det er frivillig å gi oss informasjon.

Vi bruker ikke personopplysningene til noe annet formål enn til ansettelsesprosessen. Vi gir ikke opplysningene videre til noen andre.

Behandling av personopplysninger er nødvendig og de behandles ikke til noe annet formål.

Rettslig grunnlag: Samtykke; Interesseavveining

Kontaktpersoner hos leverandører
Behandling av personopplysninger er basert på interesseavveininger. Vi har behov for å holde kontakt med våre leverandører for å følge opp forpliktelser i hht. avtaler men også tilbud, bestillinger og leveranser. Dette er en berettiget interesse. Kontakten blir kun reell om den skjer direkte fra avtalepartens utstedte kontaktperson.  

Behandling av kontaktpersoners personopplysninger skjer med tillatelse fra arbeidsgiveren som er eller vil bli vår leverandør og som inngår en avtale med oss. Foruten navn behandler vi kontaktinformasjon som telefonnummer, e-postadresse og arbeidsgiver, hvor alt er relaterte til kontaktpersonens arbeidsforhold. Omfanget av personopplysninger er veldig begrenset. Behandling av personopplysninger er relatert til leverandørens virksomhet og ikke til kontaktpersonens privatliv. Vår behandling av personopplysninger er klart forutsigbar for kontaktpersonen.

Vi anser at den berettigede interessen går foran kontaktpersonens interesser.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles ikke til andre formål.

Rettslig grunnlag: Interesseavveining

Kontaktpersoner hos bedriftskunder
Behandling av personopplysninger er basert på interesseavveining. Vi trenger å holde kontakt med våre bedriftskunder for å følge opp tilbud, innkjøp og leveranser. 

Behandling av kontaktpersoners personopplysninger skjer med samtykke fra arbeidsgiveren som er eller vil bli vår bedriftskunde og som inngår en avtale med oss. Foruten navn behandler vi kontaktinformasjon som telefonnummer, e-postadresse og arbeidsgiver, hvorav alle er relaterte til kontaktpersonens arbeidsforhold. Kontakten blir reell kun dersom den skjer direkte fra en av avtalepartenes utstedte kontaktpersoner. Omfanget av personopplysninger er veldig begrenset. Behandling av personopplysningene er relaterte til leverandørens virksomhet og ikke til kontaktpersonens privatliv. Vår behandling av personopplysninger er forutsigbar for kontaktpersonen.

Vi anser at den berettiges interesser går foran kontaktpersonens interesser.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles ikke for noe annet formål.

Rettslig grunnlag: Interesseavveining

Andre kontaktpersoner
Behandling av personopplysninger er basert på interesseavveininger. Vi trenger å ha kontakt med offentlige myndigheter, som f.eks. sosialtjenesten og tilsynsmyndigheter i forbindelse med offentligrettslige forhold der vi har rettigheter og forpliktelser i hht. lover og forskrifter. Dette er en berettiget interesse. I noen tilfeller kan kontakten kun bli reell dersom vi kan kontakte en tjenestemann fra myndighetene direkte. Behandlingen er derfor nødvendig.

Foruten navn behandler vi kontaktinformasjon som telefonnummer, e-postadresse og arbeidsgivere, hvorav alle er relaterte til kontaktpersonens arbeidsforhold. Informasjonen er relatert til kontaktpersonens og arbeidsgiverens virksomhet og ikke for å kontakte personen privat. Vår behandling av personopplysninger er forutsigbar for kontaktpersonen.

Vi anser at den berettigede interessen går foran kontaktpersonens interesser.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles ikke til andre formål.

Rettslig grunnlag: Interesseavveining

Interessenter
Behandling av personopplysninger er basert på samtykke. Vi trenger å behandle dine personopplysninger for å håndtere dine forespørsler, rette opp i feilaktige opplysninger eller sende ut informasjon du har etterspurt som f.eks. nyhetsbrev.

For å sende deg informasjon og markedsføring via SMS, e-post, eller andre digitale kontaktveier som f.eks. sosiale medier når du har en aktiv kunderelasjon til oss. 

For å kontakte deg via SMS, e-post eller post om andre tilbud, kampanjer eller tjenester som vi tror kan være av interesse for deg. Du kan når som helst takke nei til denne markedsføringen.

Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig og de behandles ikke til andre formål.

Rettslig grunnlag: Samtykke

Hvem gir vi ut dine personopplysninger til?
Personopplysninger som behandles ut i fra oppdrag (også potensielle) innen sosialtjenesten; BPA og instanser innenfor helse- og omsorgstjenesten gis ut til oppdragsgivere i hht. lovkrav og avtale.

Andre mottakere kun når det følger av lovkrav, annen forvaltningsrett eller en beslutning fra myndighetene.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Dine personopplysninger lagres bare så lenge det kreves for å oppfylle formålet med behandlingen, eller så lenge som vi må lagre dem i hht. lovverket. Deretter slettes opplysningene dine på en sikker måte, slik at de ikke lengre kan spores.

Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Vi sikrer tiltak for å beskytte dine opplysninger i hht. GDPR samt etablerte retningslinjer for informasjonssikkerhet. Dette innebærer at vi har rutiner og regler vedr. datasikring, som f.eks. at vi sender opplysningene dine på en sikker måte og sikrer at kun nødvendig personal har tilgang til de opplysningene de trenger for å utføre jobben sin. Vi loggfører også hendelser i IT-systemet vårt. 

Dine rettigheter

Du har rettigheter når det gjelder personopplysningene dine, og du har mulighet til å påvirke informasjonen din og hva som lagres.

Vi kommer på eget eller på ditt initiativ til å endre opplysninger som oppdages å være feilaktige. Du kan også når som helst be om at opplysningene dine slettes dersom det er forenlig i hht. lovverket eller at anvendelsen av opplysningene begrenses ved å kontakte oss. Du har rett til å ha innvendinger mot behandlingen av dine personopplysninger eller at behandlingen av disse begrenses.  

Tilgang til dine personopplysninger

Du kan, en gang per år kostnadsfritt, innhente informasjon om hvilke personopplysninger som er registrerte, ved å skriftlig etterspørre et s.k. registerutdrag fra oss.

Om du anser at dine rettigheter ikke respekteres av oss får du gjerne kontakte oss (se kontaktopplysninger nedenfor) eller henvende deg til datatilsynet. 

Kontakt oss

For ytterligere informasjon om personopplysningshåndtering eller om du har spørsmål, er du velkommen til å kontakte oss på: personvernombud@humananorge.no